LAPORAN HASIL EVALUASI 3 BULANAN LAPORAN KERJA BEM UM 2010

Assalamualaikum, Wr, Wb
Segala puji dan syukur kami panjatkan ke sisi Tuhan YME, yang dengan segala kuasa atas takdirnya telah menempatkan kita pada hari ini dengan segala anugerah dan sekian tantangan bagi kita agar kita mampu memetik hikmah guna kemajuan kita selaku civitas akademika pada khususnya dan bio sosial pada umumnya. Yang dengan kuasa takdirnya jugalah MPM UM hari ini msih mampu menjalani sekian tanggung jawab dalam kerangka pengabdian terhadap segenap civitas akademis di lingkup UM tercinta. Salam cinta dan do’a suci tetap setia kami sampaikan kepada para Nabi dan Rasul yang telah membawa kita pada kecerahan, keindahan serta kecerdasan masa seperti apa yang kita jalani hari ini.
Evaluasi sebagai sebuah langkah strategis untuk mengukur sejauh mana keberhasilan suatu organisasi dalam menjalankan peran dan fungsinya sebagaimana yang telah ditetapkan dalam AD/ART dari masing-masing organisasi tersebut. Berkaitan dengan hal tersebut, MPM sebagai lembaga legislatif tertinggi pada garis struktural Organisasi kemahasiswaan Universitas Negeri Malang yang memiliki kewajiban sebagai pengawas dari kerja-kerja keorganisasian dari seluruh OPM dan ONPM agar tetap sesuai dengan AD/ART yang telah ditetapkan dalam kongres. Pelaksanaan EVALUASI 3 BULANAN LAPORAN KERJA BEM sendiri memiliki tujuan sebagai media evaluatif dari kerja-kerja keorganisasian BEM Universitas baik dalam hal pelaksanaan program kerja sesuai dengan hasil Lokakarya yang telah diserahkan kepada MPM sebelumnya sebagai legally juridicia dari program-program kerja yang akan dilakukan oleh BEM Universitas selama satu masa kepengurusan ini. Disisi lain, Evaluasi 3 bulanan ini juga bertujuan untuk mengetahui legalitas kerja dan kinerja dari para aparatur BEM Universitas sesuai dengan apa yang tertuang dalam GBPK.

Selama proses evaluasi yang dilaksanakan pada tanggal 9 juli 2010, MPM mengalami kendala terkait analisa, pendalaman, serta pengujian dari laporan kerja yang disampaikan. Hal tersebut dikarenakan kurangnya pemenuhan standart laporan kerja yang disampaikan. Dokumen laporan kerja yang diberikan kepada MPM sama sekali jauh dari standart penulisan dan pelaporan, semisal tidak lengkapnya arsip yang dibutuhkan oleh MPM untuk menguji laporan kerja yang dibutuhkan (kwitansi,nota, presensi,dokumentasi, dll). Kendala mengakibatkan MPM mengalami kesulitan untuk melakukan pendalaman dan memberikan rekomendasi terhadap kendala – kendala yang ada dalam BEM UM.
AD/ART merupakan landasan konstitusi dasar dari sekian bentuk tanggung jawab, hak dan kewajiban serta peran dan fungsi dari masing ORMAWA UM. AD/ART sebagai hasil kongresyang selanjutnya akan menjadi acuan derivasi hukum dari apa yang menjadi kewajiban, peran, dan tanggung jawab dari masing – masing ormawa yang ada di lingkup Universitas Negeri Malang. GBPK sebagai landasan hukum dari penyusunan program kerja yang harus diterjemahkan dalam program kerja oleh BEM UM sebagai langkah aplikatif pengabdian BEM UM terhadap seluruh elemen mahasiswa. Pada periode kepengurusan BEM UM tahun ini, secara institusi memiliki pola kerja yang dinamakan pola kerja berbasis program, sesuai apa yang ditegaskan oleh pembantu rektor III bidang kemahasiswaan. Berangkat dari itu semua, BEM UM sebagai lembaga eksekutif harus mampu untuk merancang sekian kerangka kerja sesuai AD/ART dan GBPK sebagai kerangka baku dari pelaksanaan kerja keorganisasian OPM dan ONPM. Disisi lain BEM UM dalam pelaksanaan program kerja juga harus sesuai dengan apa yang telah disahkan dari hasil lokakarya sebagai bentuk prosedur formal dalam keorganisasian. Secara garis besar BEM UM memiliki kewajiban sesuai ART pasal 17 mengenai fungsi yang menyatakan (1)Sebagai koordinator kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas, (2) Sebagai pelaksana GBPK. ART pasal 18 mengenai tugas yang menyatakan (1) Mengkomunikasikan dan menginformasikan kegiatan kemahasiswaan di tingkat universitas, (2) Melaksanakan koordinasi dan sinkronisasi kegiatan OPM UM di bawahnya, (3) Menjabarkan dan melaksanakan GBPK dalam bentuk Program Kerja.

Dari hasil evaluasi yang telah dilakukan berdasarkan laporan kerja yang telah disampaikan, secara garis besar BEM UM pada triwulan pertama belum mampu menjalankan roda organisasi sesuai dengan kerangka formal organisasi seperti apa yang telah disampaikan di atas. Hal tersebut diindikasikan dari belum mampunya BEM dalam melakukan koordinasi internal, semisal mengenai persiapan PKPT yang hingga proses registrasi mahasiswa baru BEM UM belum mampu mengkomunikasikan pelaksanaan PKPT kepada lembaga – lembaga dibawahnya. Sebagai lembaga subsistem nonstruktural universitas yang dalam setiap kegiatanya selalu mendapatkan dukungan pendanaan dari keuangan universitas yang berasal dari dana SPP, BEM UM belum mampu membantu kerja kerja pihak rektorat dalam mengembangkan efektivitas pendanaan sehingga program kerja yang dilaksanakan oleh BEM UM sendiri belum mampu meningkatkan potensi akademik yang dimiliki mahasiswa UM, hal tersebut dapat dilihat dari prosentase jenis program kerja yang didanai oleh universitas dan telah dilaksanakan (dari sembilan program kerja yang telah di danai dn telah dilaksanakan didapatkan prosentase sebagai berikut: 66,7% dari kegiatan yang telah dilaksanakan bersifat eksternal dalam bentuk pendelegasian aparatur BEM UM dalam kegiatan – kegiatan yang ada di luar universitas, 11,1% merupakan agenda internal BEM UM dalam bentuk lokakarya, 11,1% merupakan agenda seremonial dalam bentuk istighosah menyambut PILREK, dan 11,1% merupakan agenda yang bersifat advertising dalam bentuk nonton bareng piala dunia.
kondisi lain dari kinerja BEM UM adalah tidak sesuainya program kerja yang telah dilaksanakan dengan hasil lokakarya yang telah disahkan hal ini dapat dilihat dari 38 program kerja yang rencananya akan dilaksanakan pada kisaran bulan Maret – Juli, dalam realisasinya hanya beberapa program kerja yang dapat dilaksanakan BEM UM, seperti yang terlihat dalam tabel dibawah ini:


Dari 15 pelaksanaan jenis program kerja di atas hanya terdapat 5 jenis program kerja yang bersentuhan dengan mahasiswa UM dan memiliki dampak pada civitas akademika UM sendiri.
Dari evaluasi kondisi internal BEM UM sendiri dapat disimpulkan bahwa pola manjemen organisasi yang diterapkan belum mampu untuk menjadikan BEM UM sebagai organisasi yang efektif dan efisien. Hal ini bisa dilihat dari pola desentralisasi yang coba diterapkan pada BEM UM hari ini oleh PRESMA, seperti apa yang disampaikan PRESMA pada saat penyampaian laporan kerja bahwa “ semua menteri adalah PRESMA”. Hal tersebut tentu tentu bertolak belakang dengan konsep umum ketatanegaraan dimana menteri adalah satu tim kerja yang bertugas untuk mensukseskan visi dan misi dari seorang presiden, hal tersebut berdampak pada munculnya keharusan bagi setiap menteri untuk mendapatkan persetujuan dari sang presiden dalam setiap kebijakan atau program –program yang akan diadakan (hukum tata negara Indonesia, cetakan kelima:M kusnardi SH. 1983) hal ini tentu saja berdampak paada efektivitas kerja para menteri dan efisiensi program yang dilaksanakan. Kondisi lain yang perlu diperhatikan adalah tidak berjalanya kepengurusan BEM UM saat ini yang mungkin disebabkan oleh lemahnya penerapan pola manajerial sumberdaya manusia. Secara komparatif jika kita bandingkan dengan dengan kepengurusan periode,157 personalia yang ada dalam BEM UM hari ini merupakan angka yang relatif besar jika dibandingkan dengan periode kepengurusan tahun 2001. Perbedaan jumlah kuantitas ini amat disayangkan namun belum mampu menunjukkan kualitas yang signifikan. Hal lain yang mungkin menjadi sebab dari tidak seimbangnya tingkat kuantitatif personalia BEM UM dengan tingkat kualitatif BEM UM secara organisasi adlah lemahnya leadership pada diri PRESMA itu sendiri, sehingga sekian besar potensi SDM yang ada pada BEM UM tidak mampu untuk diarahkan guna mencapai visi dan misi yang telah dicanangkan PRESMA.
Terlepas dari sekian kekurangan BEM UM 2010 kita juga wajib memberi apresiasi positif terhadap beberapa kebijakan yang telah diambil BEM UM semisal: jumlah personalia pengurus yang banyak setidaknya memberikan gambaran bahwa BEM UM mampu mewadahi dan memberikan kesempatan dari sekian banyak mahasiswa yang memiliki keinginan untuk berorganisasi. Serta seringnya BEM UM mengikuti acara di luar kampus dengan mendelegasikan beberapa personalia BEM UM, BEM UM mampu mengenalkan dan meningkatkan peranan BEM UM di tingkat nasional.
Dari hasil evaluasi dan uraian di atas dan analisa berdasarkan AD/ART, GBPK, program kerja serta POLBANGMAWA Universitas Negeri Malang maka MPM merekomendasikan sebagai berikut:
1. Melakukan revisi laporan kerja sesuai format yang diberikan oleh MPM, serta melampirkan dokumen pendukungnya.dan diserahkan paling lambat 1 minggu setelah laporan ini diserahkan.
2. Menjalankan program kerja sesuai dengan hasil lokakarya yang telah disahkan.
3. Kembali menjalankan roda organisasi sesuai AD/ART dan GBPK.
4. Menerapkan pengelolaan manajemen keuangan yang tepat sehingga alokasi keuangan hanya digunakan untuk kegiatan – kegiatan yang mampu meningkatkan potensi akademis terhadap mahasiswa.
5. Segera melaksanakan kegiatan yang bersentuhan langsung dengan mahasiswa dan dapat meningkatkan kapasistas akademis mahasiswa UM.
6. Segara melaksanakan koordinasi internal dalam bentuk: rapat harian, rapat pleno, serta rapat kementrian dalam bulan ini.
7. Satu bulan setelah laporan hasil evaluasi ini disahkan, BEM UM wajib memberikan laporan hasil pelaksanaan rekomendasi yang telah diberikan kepada MPM.
Demikian laporan pertanggung jawaban hasil evaluasi BEM UM ini dibuat. Apabila rekomendasi – rekomendasi di atas tidak mendapatkan respon yang positif dari BEM UM, maka MPM UM akan mengadakan sidang istimewa guna membahas keberlanjutan organisasi BEM UM.
Billahirtaufiq Wal Hidayah Wassalamu’alaikum Wr. Wb




Ketua Umum MPM UM


Galih Aries Swastanto
NIM: 206821405982